Intranet Corporativa
Objetivos, Reducir Costos y Aumentar la Productividad

Estar en el Futuro, Hoy…

Una Intranet Corporativa es el pegamento que permite a una organización maximizar la eficiencia de sus comunicaciones y el almacenamiento de su información “blanda”, es decir, poco estructurada,como documentos, imágenes, etc.
En ésta época hemos visto el crecimiento sin precedentes experimentado por Internet y como este ha producido nuevos desarrollos y ha hecho aumentar enormemente el número de usuarios. Sin embargo, hay un segmento del mercado de redes que ha crecido aún más rápidamente que Internet.
Las empresas han comenzado a aprovechar la tecnología utilizada en Internet para su uso interno. Estas redes, denominadas intranets, utilizan programas basados en los principales conceptos de Internet. En esencia una Intranet es la red de una empresa a la que usuarios con permisos y derechos de acceso pueden ingresar desde cualquier parte del mundo. Es importante comprender la diferencia entre una red y una Intranet. Una red suele estar formada por varios ordenadores conectados a un servidor, que utilizan principalmente, para acceder a datos compartidos (conocido como sistema sistemas centrados en archivos). Por otro lado, una Intranet cooperativa permite que los usuarios utilicen la Web y la tecnología de Internet para establecer la comunicación entre máquinas de la misma empresa.
Además, los usuarios con acceso remoto a la Intranet pueden trabajar con los mismos programas en casa y en la oficina. Muchas empresas utilizan las Intranets, tanto para publicar datos confidenciales como de índole pública, de esta manera se facilitan las comunicaciones entre los empleados y los clientes, rpveedores y partners de la empresa.
Con esta tecnología es posible navegar por la informacíon que la organización posee sin importar en que lugar se esté. Es una forma rápida, segura y económica de potenciar las actuales redes privadas. En una intranet corporativa, la herramienta principal a utilizar es el navegador. El browser. (cualquiera, Internet Explorer, FireFox, etc.) . Otra herramienta fundamental muy usada en las Intranets son los documentos en formato portable o PDF (Adobe Acrobat) por su alta calidad gráfica y su tamaño reducido.

1. Áreas prioritarias para una Intranet / Extranet Corporativa:

Algunos Sectores que puede beneficiarse directamente de su uso:

• Marketing – Boletín Informativo
• Todas las áreas – Búsquedas ineficientes
• Documentación - Departamento de Sistemas
• Procedimientos y Metodologías - Organización y Métodos
• Áreas Comerciales – Contacto para los Clientes
• Áreas de Abastecimiento – Contacto para los Proveedores
• Recursos Humanos – Información sobre el Staff

 

1. Con qué tipo de herramientas se puede contar:

Cuanta mas información estructurada de manera “blanda” (es decir, por ejemplo, documentos, planillas, etc.) posea un sector, mayor es la ventaja competitiva que se lograra al implementar en él una Intranet

• Manuales de Normas y Procedimientos
• Un Buscador Inteligente
• Políticas, Reglas de Negocios, Base de Conocimiento
• Ideas, sugerencias, comentarios, críticas
• Mensajería – Webmail interno / externo
• Agenda o Directorio de Teléfonos, Internos y Correos Electrónicos
• Agenda de Direcciones de Contactos Corporativa
• Contratos y Convenios
• Listas y Descripciones de Trabajos, Proyectos, Prioridades y Actividades
• Organigramas, encuestas a empleados
• Newsletters, Boletines, Noticias, Press Releases, Folletería
• Cursos de Capacitación on-line y Entrenamiento (a nuevos empleados, a empleados en nuevas actividades, etc.)
• Información familiar, educativa y laboral sobre el Personal, como nacimientos, cumpleaños, etc.
• Avisos y Alertas
• Calendario de Eventos compartido
• Recados, recordatorios y llamados telefónicos
• Blogs, chat, listas y foros
• Otros temas a comunicar que se consideren importantes

 

1. Cómo analizar la necesidad de una Intranet Corporativa?

Es factible iniciar las actividades de relevamiento realizando un simple cuestionario:

• ¿Qué información necesita a diario?
• ¿Cómo busca esa información?
• ¿Cuál es la fuente de la información?
• ¿Qué formato de presentación tiene la información?
• ¿Es el mas apto, el mas fácil de visualizar? Cuales son las Alternativas?
• ¿Se siente cómodo al recibir la información de esa forma?
• ¿Qué inquietudes y / o requerimientos necesita para un mejor desempeño?
• ¿Qué nuevas ideas tiene para el sector?
• ¿Le gustaría cambiar o mejorar procesos?
• ¿Cuáles?
• ¿Cómo?
• ¿Conoce el Concepto de Intranet y como aplicar esta tecnología a su operatoria diaria?
• ¿La búsqueda de información es importante para cumplir con sus actividades, si se facilitara, se mejoraría en parte su tarea diaria?

 

1. Los Recursos Humanos y las nuevas Tecnologías

¿Qué es lo más importante que tiene una Organización….?
Su Capital Humano, su Personal….
Tal vez los Empleados inicialmente se sientan incómodos y desplazados al incorporar tecnologías mucho mas avanzadas que lo que acostumbraban, ya que todo el mundo sigue el dicho “mejor malo conocido que bueno por conocer”, este es llamado el síndrome de “resistencia al cambio”.
Sin embargo, a corto plazo se darán cuenta de cuán beneficioso es trabajar con éstas herramientas, cuando vean que disponen de mas tiempo para desarrollar actividades creativas y gastan menos tiempo en tareas rutinarias.
Para disminuir esta “resistencia al cambio” es importante lograr una adecuada capacitación en las nuevas tecnologías y herramientas. Ello disminuirá el stress y mejorará su predisposición al cambio, viendo que éste es para mejor.

Incentivos

Siendo el capital Humano lo más importante, pues capacitarlo es la mejor inversión.
Por ejemplo, puede destinarse parte de los ahorros ocasionados por el uso de estas nuevas tecnologías en:

• Cursos para el personal
• Inglés.
• Computación.
• Cursos específicos.
• Reuniones de integración del personal (Campus).
• Beneficios extras.
• Sorteos anuales y premios por capacidad, resultados, creatividad o buenas ideas.
• Otros.

Todos estos conceptos harán que el personal se sienta contenido. Se darán cuenta de que la Organización se preocupa por su bienestar laboral. Es muy posible que los empleados comiencen a rendir más en sus tareas (y como se dice comúnmente se pongan la camiseta de la Institución), de lograrse, podría decirse que el cambio fue un éxito…