La mejor manera de ahorrar en la impresión es… no imprimir…

Que son los listados? Los listados son pilas de papel impresos generalmente por sistemas de vieja data, que trabajan con una metodología de procesamiento batch (nocturno). Los listados son generados por un equipo central y luego este invierte parte de su tiempo en imprimirlo en papel para después ser distribuido. Pero que pasa si tomamos el listado cuando esta en formato digital, antes de ser impreso, y lo podemos almacenar en este estado. Esto es lo que hace el módulo de listados de nuestra herramienta de Intranet, logrando así un almacenamiento digital de los listados necesarios. Luego por medio de las mismas tecnologías que se utilizan en Internet, ésta información es brindada al usuario, el cual puede: navegar entre un menú de listados, ver los históricos, mirar cuantos listados desee o tenga permitido sin ocasionar gastos extras, realizar búsquedas, recibir alertas o listados en su email y muchas otras opciones. Al realizarse toda esta operatoria desde un browser el cliente no requiere una instalación específica de software propietario, lo que agiliza la puesta en marcha, reduce los costos de mantenimiento y brinda un entorno amigable y conocido para el usuario. Ahora imaginemos que la organización cuenta con múltiples sucursales, y que estas se hallan en localidades distantes unas de otras. La eliminación de impresión en papel, implica no solo el ahorro en tiempo, en costo de papel y costo de toner, sino toda la logística necesaria en caso de tener que hacer llegar esos listados hasta las sucursales.

En Organizaciones que tienen sistemas de vieja data que soportan una porción de su procesamiento en estilo batch o nocturno, la emisión de listados puede significar un 10% o mas del tiempo diario de proceso. Esto significa que los usuarios tendrán que sufrir una menor performance de los sistemas de información durante la emisión (esto es, en el caso optimista en que puedan acceder a ellos). Por un lado, es prácticamente imposible satisfacer la necesidad constante de mejorar los tiempos de respuesta operativos ante los requerimientos de Clientes, si el personal tiene que consultar listados de papel en forma manual. El más rápido y menos disruptivo modo de mejorar éstos procesos es volcar los listados en forma digital, aplicando tecnologías de búsqueda inteligentes y eficientes (al estilo “Google”).

Si los listados se originan digitalmente, y es mejor manejarlos en este estado, ¿ por que no tomarlos en esta etapa e incorporarlos a un sistema que posea la mejor tecnología de búsqueda y presentación? Y ya nadie duda que los mejores "Search Engines" son los derivados de tecnologías Web, que a su vez utilizan mecanismos de visualización sencilla y que 'todo el mundo conoce'. Por otra parte, al no dejar llegar los listados al estado físico, se evitan altos costos en depósito, papel, impresoras, logística, etc. Lo mismo puede aplicarse a documentos no estructurados (y que generalmente no se generan desde los sistemas principales de información) como informes, memos internos, normativas, manuales, formularios preimpresos, etc. Esta aplicación envuelve y aísla dentro de una capa de nueva tecnología las salidas batch de los sistemas Legacy, potenciándolos significativamente y provocando al mismo tiempo una importante reducción de costos. Los listados diarios e históricos del Host o Mainframe pueden ser originados en IBM S/390, IBM S/400, Wang, Data General, Digital Vax, Unisys, Unix o NT, y pueden ser vistos desde cualquier Browser o Navegador de Web (como Microsoft Internet Explorer o el Mozilla FireFox), ahorrando costos fijos como tiempo de procesamiento, papel, distribución y logística, correo, recursos de impresora y equipamiento, desgaste, etc. Acceso a cualquier documentación generada por sus sistemas Legacy vía Navegador, e incluso permite una reducción adicional de costos importante al minimizar el número de licencias de emuladores de terminal tipo RUMBA, TELNET, o REFLECTION que son necesarias generalmente para la visualización de los sistemas Legacy.

La información llega sin problemas a cualquier sucursal remota o aún al hogar del personal autorizado, dado que por estar basada en tecnologías de Internet, funciona sin inconvenientes con vínculos de bajo ancho de banda e incluso Dial-Up. Combina la virtud de entregar una interfaz gráfica amigable al usuario con la del deployment y administración centralizados. Permite al usuario la posibilidad de buscar por contenido dentro de cada listado, evitando importantes pérdidas de tiempo que se manifiestan cuando la búsqueda debe realizarse manualmente en un listado físico. Los listados del día e históricos, como así también los Informes, Estadísticas y otros Documentos, pueden hallarse con facilidad y rapidez a través de un "Search Engine" similar a los utilizados en Internet por los grandes buscadores como Yahoo, AltaVista ó Google. Pueden realizarse búsquedas por tipo de documento, y dentro de cada tipo, por sub-clasificaciones, como si se navegara por las ramas de un árbol, descendiendo desde lo general hacia lo particular. Este producto aclara y mejora la metáfora de generadores y consumidores de información en la organización y permite que los roles y responsabilidades sean asignados de una manera más formal y de acuerdo a los objetivos de negocios de quienes la dirigen.

La óptica “VERDE” Ecológica: el Objetivo, reducir el uso de Papel

Para fabricar 1 Tn. de papel se necesitan 4 Tn de madera.
Para obtener 4 Tn de madera se necesitan entre 12 y 14 árboles. (no todo el árbol es destinado a la fabricación de papel).
Con 1 Tn de papel se hacen al menos 300 resmas A4.
Es decir que para fabricar 300 resmas A4 se necesita derribar entre 12 y 14 árboles, quizás árboles que llevaban mas tiempo de vida que nosotros mismos.
Si disminuimos al menos algo nuestra dependencia del papel, nuestros bosques (y nuestros pulmones) nos lo agradecerán.
La mejor manera de disminuir el uso del papel de impresión no es reciclar (que también es necesario), es directamente no necesitar imprimir.

Las preguntas correctas

Si la impresión de listados es crítica para su Organización mas de una vez se debe haber planteado los siguientes interrogantes:

-¿Cómo bajar los costos de impresión?

-¿Cómo reducir los gastos en logística?

-¿Cómo mejorar la utilización de los listados?

-¿Cómo lograr una mejor búsqueda y ubicación de la información deseada?

-¿Cómo tener en forma rápida los listados anteriores?

La forma de responder a estas preguntas, es con una intranet de listados.

Conclusión

Reduce inmediatamente los costos de impresión y logística: Los listados no se imprimen en papel reduciendo de esta forma el consumo de este y otros insumos.
Termina con la impresión de listados innecesarios: Nadie debe encargarse de su distribución o ir a buscarlos, están disponibles desde cualquier puesto a solo un par de clicks del mouse.
Brinda la información en forma instantánea para todos los puestos de la red: Todo puesto, local o remoto, que tenga acceso a la red y los premisos necesarios, podrá ver los listados.
Permite realizar búsquedas entre los listados y dentro de los mismos: Posee poderosas herramientas de búsqueda que generan un abanico de posibilidades muy grande.
Genera una base de listados históricos fácil de consultar: A medida que se generan los listados son almacenados en la base de datos del sistema.
Funciona sobre un browser: Como toda aplicación de una intranet corre sobre un navegador, es ésta la única condición que debe cumplir el puesto de trabajo para poder utilizar este servicio.
Tiempo de CPU: Libera el valioso tiempo de sus recursos. Baja notablemente el tiempo de asignación de recursos dedicados a la impresión.