Compiere ERP / CRM

Descripción Funcional

Introducción

Compiere es la aplicación "empresarial" líder de Software Libre, disponible en 40 idiomas y con una red internacional de más de 100 socios tecnológicos que brindan soporte profesional a usuarios corporativos y PYMES.

Hasta el momento, el reconocimiento de Compiere ha generado revisiones por parte de:

• Reportes de Analistas especializados

Forrester

Gartner Group.

• Cobertura de Prensa:

Linux Magazine

CIO Magazine

• Sitios de Evaluación:

TechnologyEvaluation

FinancialSoftwareComparison

Tiene mas de un millón de descargas, más de cien mil visitas mensuales al sitio Web, ha sido destacado como 'Proyecto del Mes' de SourceForge y se ha mantenido entre los 10 primeros (de mas de 80.000) proyectos desde marzo de 2002.

Novedades:

• El release 2.5.2 cuenta con una arquitectura de Flujo de Tareas (Workflow) que sobrepasa la tradicionalmente brindada por los otros proveedores de Flujos de tareas o Procesos de Negocio.

• El enfoque de Compiere respecto del Workflow no es el de un "complemento" como lo hacen otros sistemas ERP/CRM. El Flujo de Tareas será el corazón del "motor transaccional" en Compiere. Lo que además de aumentar la flexibilidad a la hora de personalizarlo proporciona valiosa información para la detección y resolución de posibles cuellos de botellas operativos.

• El Workflow es un gran avance hacia la Independencia de Base de Datos. Permite migrar funcionalidad desde PL/SQL a Java.

Otros puntos destacados de la funcionalidad esperada del R2.5.2:

• Mejoras en Despacho / Recepción, incluyendo los preparativos para RFID (Radio Frequency Identification)

• Relaciones con Contrapartes

• Requerimientos de Cotización (incluyendo ingreso de respuestas en la Web)

• Distribución Automática de CG (Contabilidad General)

• Documentos Inter-Organizacionales Explícitos (Ej. Entre Casa Matriz y sucursales)

Características Aplicativas

Flujo de Tareas y Guía Inteligente (Workflow y Wizard)

El Sistema provee de un sistema de flujo de tareas incorporado. Un flujo de tareas es una serie de pasos guiados en el cuál potencialmente existe más de un usuario involucrado. Un paso puede ser el comienzo de un proceso, ejecución de reporte o ingreso de información en una pantalla.

Las jerarquías de aprobación no requieren de un flujo de tareas explícito, pero se ven involucradas automáticamente, si los límites de aprobación del usuario presente no son suficientes. Lo mismo se aplica si las tareas en un flujo de tareas determinado, no pueden ser realizadas dadas las restricciones funcionales o de seguridad, por el mismo usuario que inició la tarea.

Los flujos de tareas pueden ser tareas de fin de mes, de cierre de ejercicio, etc. El sistema provee flujos predefinidos para muchas tareas no rutinarias.

Los flujos de tareas mantienen un contexto, examinando los datos requeridos automáticamente o proveyendo los valores por defecto para nuevos registros a ser ingresados.

En todos los lugares dónde el flujo de tareas conecta pasos a realizar, la guía inteligente (wizard) provee de tutoría dentro de los campos o pantallas.

Adjuntos e Imágenes

El Sistema permite adjuntos para todos los registros del sistema. Los adjuntos pueden ser simples notas, archivos externos (ej. Excel) o imágenes. Si un registro contiene un adjunto, este signo es desplegado en la barra de tareas.

Alertas

Un usuario puede definir situaciones de excepción para recibir notificaciones pro-activas. La notificación puede ser una simple nota o la ejecución de un proceso o un reporte.

Como ejemplo, una lista de clientes con un cierto porcentaje de sobre-utilización de crédito, deuda pendiente antigua, nuevo cliente, inventario inmovilizado, etc.

En segundo plano, el Sistema provee automáticamente de un esquema pro-activo de reporte de problemas resultante del monitoreo de consistencia y de la detección de fallas del sistema.

Programación (Scheduling)

El Sistema provee de un programador de procesos y reportes integrado y el resultado puede ser enviado vía eMail a un usuario particular o a una lista de distribución. Esto facilita la Distribución de Reportes e Información.

Integración con eMail

Emails estándar (multi-lenguaje) son generados por el sistema para notificaciones del tipo de requerimientos de autorización o Alertas.

También puede utilizarse el eMail para crear cartas a clientes o confirmaciones automáticas.

Si ocurre un error, el usuario puede enviar el mensaje de error con la información de soporte creada por el sistema a una persona de soporte técnico interno o del Sistema directamente.

Ayuda

El Sistema provee un módulo de ayuda integrado, adecuable y multinivel. Cada tarea, reporte, ventana y etiqueta tiene información general, cada campo tiene una sugerencia y un texto de ayuda.

Si la ayuda no es suficiente, el usuario puede utilizar desde la ventana de ayuda el ‘zoomí al módulo de ayuda en línea del Sistema en Internet, para obtener información actualizada y sugerencias en las secciones de Preguntas y Respuestas.

Visión Funcional General

El Sistema provee toda la funcionalidad encontrada en las aplicaciones de primer nivel , normalmente llamadas ‘world class applications' (SAP, ORACLE y otras).

Permitiendo a empresas medianas y pequeñas el acceso a un sistema totalmente integrado y fácil de utilizar. A continuación se detalla la funcionalidad existente y su relación con los principales procesos operativos.

Esta descripción facilitará la comparación de este sistema con los módulos de los sistemas tradicionales.

Cotizar para Vender

Cotizar para Vender cubre todos los procesos de negocio para la creación de una cotización para un cliente o prospecto, manejo de órdenes, facturación y recibos de cobranza. La funcionalidad está altamente integrada con la Administración de la Cadena de Abastecimiento y la de Clientes. En los sistemas tradicionales, Ud. encuentra ésto en módulos tales como ingreso de órdenes y cuentas a cobrar.

Cotizaciones

Crea e imprime cotizaciones a clientes o prospectos, basadas en listas de precios generales o de clientes. Las cotizaciones pueden ser “vinculantes”, las cuales reservan inventario. Se puede tomar una cotización en cualquier momento y convertirla en una Orden de Venta.

Órdenes de Venta

Las Órdenes de Venta son los “documentos de control de cumplimiento”. Las Órdenes de Venta generan Embarques y Facturas y aseguran que la orden es cumplida. (Para detalles ver Procesamiento de Órdenes).

Envíos

Basado en sus Órdenes de Venta, Ud. puede generar uno o más envíos inmediatamente o automáticamente cuando haya disponibilidad de inventario (pedido de entrega diferida automático).

Facturas a Clientes

Las facturas son generadas en forma inmediata basadas en sus Órdenes de Venta, o bien, basadas en sus Envíos. Ud. puede elegir crear una factura inmediatamente después de cada envío cuando la orden haya sido cumplida en su totalidad o crearla basándose en un Cronograma de Facturas de Cliente. Un Cronograma de Facturas le permite enviar facturas resumen, por ej.: Por sus envíos semanales, mensuales, etc.

También pueden generarse facturas manualmente.

Recibos

Al ingresar la Orden o la Factura, la regla de pago le permite generar automáticamente Recibos:

• Crear una entrada en el Libro de Caja para transacciones menores en efectivo.

• Crear un Pago para pagos directos (Tarjeta de Crédito, Cheque, Transferencia Electrónica). El Sistema soporta pagos comerciales vía VeriSign PayFlowPro ( http://www.verisign.com/products/payflow/pro ). Está planificado incorporar otros procesadores de pago.

Se establecen Ítems Abiertos al crear pagos (Ej. Al recibir un Cheque o crear un Débito Directo), al crear una entrada en el Libro de Caja (Ej. Una factura abierta pagada luego en efectivo) o a reconciliar los Extractos Bancarios (Ej. Transferencias bancarias).

Para detalles ver Administración de Ítems Abiertos, Diario de Caja.

Extractos Bancarios

Los Extractos Bancarios pueden ser ingresados o cargados automáticamente. Ud. puede reconciliar sus pagos en tránsito, ingresar cargos o crear pagos para transferencias directas.

Requerimiento de Pago

El Requerimiento de Pago cubre los procesos de negocio necesarios para la creación de requerimientos, órdenes de compra, recibos de facturas y procesamiento de pagos. La funcionalidad está altamente integrada con la Administración de la Cadena de Abastecimiento. En los sistemas tradicionales, encontrará esta funcionalidad en módulos tales como compras y cuentas a pagar.

Requerimientos

Se pueden crear requerimientos manualmente o en forma automática vía Reposición de Materiales. Al aprobar los requerimientos se generan órdenes de compra.

Órdenes de Compra

Genera y consolida las órdenes de compra a partir de los requerimientos aprobados. El proceso de Reposición de Materiales puede también generar órdenes a partir de los requerimientos aprobados. Transmite sus órdenes de compra directamente vía EDI (Electronic Data Interchange), por mail o por FAX.

El Sistema soporta controles de doble o triple vía. Las órdenes de compra son cerradas automáticamente para minimizar el procesamiento adicional (overhead).

Recepción de Materiales

Recibe sus materiales y crea directamente (y controla) los envíos correspondientes a sus Órdenes de Compra (o Facturas de Proveedor).

Facturas de Proveedor

Crea directamente (y controla) las facturas a partir de la Órdenes de Compra o Recibos. También puede crear automáticamente los recibos de las facturas al momento de recepcionar las facturas y los envíos.

Pagos

Genera los pagos de acuerdo a las condiciones de pago considerando los descuentos por forma de pago. Puede crear Transferencias Electrónicas Automáticas o utilizar programas de impresión de cheques. También puede pagar con tarjeta de crédito y registrar esta forma de pago al ingresar la Orden de Compra o la Factura.

Extractos Bancarios

Los Extractos Bancarios (resúmenes de cuenta) pueden ingresarse o cargarse de manera automática. Ud. puede reconciliar sus pagos en proceso, ingresar cargos o registrar sus pagos por débito directo.

Administración de Relaciones con Clientes

La Administración de las Relaciones con Clientes no es un módulo independiente sino una vista lógica de todas las actividades relacionadas con todos los clientes y prospectos. Las funciones de administración de clientes son una parte integrada de los procesos de negocio. Por ello no existen (en contraste con los sistemas CRM tradicionales) procesos batch (por lotes) o de sincronización extra para la funcionalidad de retaguardia (back-office).

Proyección y Seguimiento de Actividades

El Sistema soporta el siguiente tipo de requerimientos:

• Información – requerimientos (des)estructurados originados en fuentes WEB o de email

• Servicio – requerimientos estructurados para realizar un servicio en una fecha y lugar determinados

• Cargo - requerimientos estructurados de reembolso de costos

Cuenta - requerimientos estructurados relacionados con una orden, envío, factura o pago de un cliente o proveedor en particular

• Garantía - requerimientos estructurados relacionados con un problema con un servicio o producto

• Ayuda - requerimientos estructurados de servicio a clientes

Dependiendo del tipo, el requerimiento puede ser automáticamente convertido al documento específico (oferta, orden, factura). Un eMail de confirmación con un número de seguimiento puede ser enviado automáticamente. Los requerimientos pueden ser asignados a usuarios específicos.

Con el número de seguimiento, el operador puede actualizar información. Las facilidades de administración aseguran una respuesta y cierre precisos de la operación.

Los requerimientos pueden además ser generados en base a un estado de cuenta (fecha de la última venta, pago vencido, etc.) para el seguimiento de ventas o del servicio a clientes.

Administración de Campañas de Marketing

La retención de clientes es una misión crucial para cualquier compañía. El Sistema provee al sector de (tele) ventas de listas de correos y otras informaciones requeridas por este sector a efectos de facilitar las tareas de seguimiento. El criterio para la campaña puede ser la última venta, volumen de ventas, productos adquiridos, etc.

Para atraer nuevos clientes, las direcciones de clientes potenciales pueden ser importadas de listas de correo o requerimientos del sector de (tele) ventas para realizar el seguimiento.

La efectividad de las campañas de marketing pueden medirse por los ingresos brutos o ganancias generadas.

Análisis de Rentabilidad de Clientes

Se pueden generar reportes de ganancias e ingresos brutos de clientes específicos o grupos de clientes en un determinado período de tiempo.

Consultas de Auto Servicio En-Línea

Todos los contactos de contrapartes (business partners) pueden habilitarse para que puedan acceder y revisar su información y estado. Podrán entonces crear requerimientos de cuenta o de información para iniciar seguimientos o pagar órdenes pendientes.

Administración de Relaciones con Contrapartes

La Administración de las Relaciones con Contrapartes enlaza diferentes clientes entre sí permitiéndoles administrar prioridades de distribución, requerimientos de servicio, distribución garantizada y gastos de mercadeo. También le permite a Ud. proveer servicios centralizados.

Administración de las Relaciones a través de Servers

Básicamente, la Administración de Relaciones con Contrapartes provee la funcionalidad de la Administración de Relaciones con Clientes (CRM) a través de clientes / empresas. Para el caso de clientes no conectados, la información puede examinarse a través de una interfase web. El Sistema intercambia los requerimientos en forma automática para el caso de las contrapartes / clientes conectados.

Distribución y Seguimiento de Pedidos

Cree pedidos y distribúyalos entre sus clientes. Ud. puede realizar el seguimiento y monitorear el progreso y los resultados.

Contabilización de Gastos de Marketing

Permita que sus contrapartes creen facturas de gastos de forma directa.

Ordenes en Firme

Permita que sus contrapartes ingresen órdenes de compra en Firme (garantizadas) de forma automática.

Requerimientos de Servicio al Cliente y Requerimientos de Garantía

Inicie y realice el seguimiento de Requerimientos de Servicio y administre requerimientos de garantía.

Servicios Compartidos

Provea Servicios a sus Contrapartes (Contabilidad, Mesa de Ayuda, Distribución, etc.). Como Proveedor de Servicios, Ud. puede acceder sólo a la información que necesita para realizar sus tareas, a través de organizaciones y clientes, de esta manera podrá realizar sus tareas eficientemente.

Información Centralizada

Para sus contrapartes, Ud. puede mantener datos centralizados como, por ej.: Productos, Listas de Precios o Información Contable. Sus contrapartes pueden agregar entidades adicionales, pero no podrán modificar los valores de datos centralizados para garantizar su consistencia.

Administración de la Cadena de Abastecimiento

La Administración de la Cadena de Abastecimiento cubre todas las actividades de administración de materiales, incluyendo recibos, embarques, movimiento y balances de inventario dentro de una compañía y sus sucursales y entre proveedores y clientes.

Catálogo de Productos

Defina sus Productos y Servicios con Listas de Materiales y Substitutos opcionales. Importe y actualice precios de compra desde su proveedor.

Organice sus productos en categorías y jerarquías de productos. Ud. también puede buscar por atributos de productos.

Ud. puede tener múltiples listas de precios para compras y ventas. Las listas de precios de compra le permiten controlar descuentos y créditos pendientes de sus proveedores. Ud. puede tener listas de precio de venta generales y para clientes específicos. Las listas de precios se controlan por fecha para permitir iniciativas especiales de venta.

Distribución y Control de Almacenes Múltiples

Administre su inventario organizando sus depósitos en ubicaciones definidas por el usuario. Mueva su inventario entre almacenes y controle el inventario físico.

Administración de Materiales

Cree los Envíos a Clientes en grupos o individualmente por orden. Controle los Recibos de Proveedores comparándolos directamente con la orden de compra o la factura del proveedor.

Sepa que está disponible para comprometer considerando las reservas realizadas para envíos futuros a clientes y recepciones esperadas de proveedores - Opcionalmente en escala de tiempo.

Genere listas de reposición de Materiales basadas en ventas pasadas o niveles de inventario definidos; opcionalmente cree Requerimientos o directamente Órdenes de compra.

Costeo de Productos / Servicios

Mantenga los costos de sus productos y servicios.

Integración con EDI (Electronic Data Interchange)

Controle automáticamente la disponibilidad de productos con sus proveedores y transmita las órdenes de compra directamente a sus proveedores.

Análisis de Rendimiento

El Análisis de Rendimiento cubre tanto el análisis de costos como las distintas visiones contables. En los sistemas tradicionales esta funcionalidad se encuentra en los módulos de Reportes y Contabilidad General o en los módulos que generan entradas contables.

Reglas Contables

Las entradas contables son ingresadas de forma automática, basadas en reglas. Esto permite además el ingreso manual de entradas para generar movimientos contables adicionales (Estadísticos, reales, etc.)

Reportes Integrados, Almacenes de Datos (Data Warehousing) y OLAP

Ud. puede crear reportes desde cualquier documento disponible en el sistema. Se puede definir el diseño, ordenamiento, títulos, etc. para adecuarlo al uso de todos, para una organización específica o para Ud. mismo. Las Vistas de Reporte permiten listados analíticos o sumarizados.

Con la facilidad de reporte Ud. puede Sondear / Navegar Detalles los elementos contenidos (por ej. desde una orden a una contraparte, reglas de pago, ...) o Sondear por Referencia los ítems relacionados (desde una orden a facturas, envíos, etc. vinculado a esa orden).

Para el caso de entradas multidimensionales, Ud. puede seleccionar las dimensiones que desea listar o mostrar.

Toda la información puede ser impresa o exportada a Excel, Word, XML, PDF, etc. para su procesamiento posterior. Las Vistas Seguras de Negocio le permiten extender la facilidad de reportes a herramientas externas de reporte dedicadas, basadas en SQL, como los son, Cristal Reports o Jasper Reports.

Diarios Manuales

La mayoría de las transacciones contables son generadas automáticamente. Esto le permite listar sus transacciones en un esquema de contabilidad múltiple. Los Diarios Manuales le permiten crear entradas contables para un esquema específico. Esto es usualmente utilizado para ingresar entradas contables de corrección.

Diarios Generados

El sistema le permite generar diarios para:

• Alocaciones o asignaciónes

• Revalúos

• Conciliaciones